Program szkolenia:

I. Charakterystyka mediów, metod ich pracy i potrzeb. 

1) Specyfika mediów - najważniejsze cechy mediów, bez znajomości których trudno uzyskać dobre efekty we współpracy z dziennikarzami.

Zrozumienie tej specyfiki pozwoli też uniknąć w przyszłości konfliktów.

2) Rola newsa.

Co jest dla mediów atrakcyjne, czego szukają, kiedy należy się spodziewać ich zainteresowania, co to są sytuacje "niemedialne"

3) Różnice w pracy mediów wynikające z:

 a)   rodzaju nośnika:

• to samo zdarzenie zostanie inaczej przedstawione przez dziennikarza mającego do dyspozycji obraz, dźwięk czy słowo pisane.
  (Inne są także potrzeby. Dziennikarzowi piszącemu wystarczy przekazanie informacji przez telefon, w telewizji nie ma newsa bez atrakcyjnych zdjęć filmowych etc.)

b)   zasięgu

• w dużych stacjach czy tytułach wydarzenia lokalne mają mniejszą szansę na "wybicie się". Mniejsze media mniej  interesują się wielką polityką, bardziej tym co dzieje się obok, poświęcają temu więcej uwagi i  miejsca. Są nieocenionym partnerem w przypadku lokalnych zagrożeń . Szybko reagują i są bardziej zaangażowane. Z kolei informacja  przekazana przez media ogólnopolskie trafia do zdecydowanie większej grupy odbiorców i większa jest jej siła oddziaływania.

c)   częstotliwości ukazywania się

• media elektroniczne (szczególnie radio) działają pod presją czasu, dziennikarze często domagają się aktualnych  danych, zaś pośpiech w przygotowywaniu materiałów nie zawsze idzie w parze z ich rzetelnością, prasa (tygodniki) pracuje w innym rytmie.
  (Jest tu miejsce na pogłębione analizy i szersze spojrzenie na dane zjawisko)

d)   struktur własności

• samorządowe
• publiczne
• komercyjne

e)   grupy odbiorców

• każda gazeta, stacja radiowa czy telewizyjna dociera do innych odbiorców. Z tego powodu inaczej będzie rozkładać akcenty. To samo zdarzenie  inaczej przedstawią "Rzeczpospolita" i "Pani domu".

4) Język mediów

Media  nie  lubią  branżowej  terminologii, sztucznego napuszonego języka.  Starają  się  mówić  do masowego odbiorcy, często upraszczając otrzymywane  informacje.  Jak  zachować  się  w takiej sytuacji, czy unikać fachowych  określeń, czy starać się je objaśniać.  Wskazówki,  co  jest  najważniejsze  w  przekazie,  jak  zwrócić  uwagę  na  najważniejsze dla nadawcy kwestie, jak być dobrze zrozumianym. Jak uniknąć  sytuacji,  gdy nieistotna dla nadawcy część wypowiedzi jest cytowana przez  wszystkie  media.  Czego  się wystrzegać w wypowiedziach dla mediów, jakie  stosować figury retoryczne etc.

5) Podstawowe formy komunikowania się z mediami - czym się różnią, kiedy je stosować a kiedy unikać
a)   notatka
b)   oświadczenie
c)   wypowiedź
d)   wywiad (różnice w przypadku wywiadu prasowego, radiowego i telewizyjnego)
e)   konferencja prasowa
f)   inne (zwykle mniej formalne sytuacje medialne, wykorzystywane do zainteresowania dziennikarzy danym tematem - śniadania prasowe etc.)

6) Sytuacje konfliktowe

• może do nich dochodzić  albo z winy dziennikarzy (złe przygotowanie, lekceważenie elementarnych zasad warsztatu) albo rozmówcy (pokrętne wypowiedzi, niechęć czy lekceważenie dziennikarzy)

a)   jak odpowiadać na trudne pytania
b)   co zrobić, kiedy nie znamy odpowiedzi
c)   co zrobić, kiedy dziennikarz jest niekompetentny
d)   czego nie wolno dziennikarzowi (regulacje dotyczące wizerunku, zasada szczególnej staranności i rzetelności w zbieraniu materiałów)
e)   autoryzacja
f)   polemiki i sprostowania

• regulacje prawne (prawo prasowe)
• praktyka

1) Przygotowanie się do wypowiedzi
a)   merytoryczne
(o co pytać dziennikarza przed rozmową, jak zaplanować wypowiedź w zależności od formy jej publikacji)
b)   techniczne    
(szczególne istotne w przypadku mediów elektronicznych; złe ustawienie się przed kamerą lub głosy z tła, rozpraszające uwagę słuchacza mogą wpłynąć na niekorzystny odbiór komunikatu)

2) Jak zorganizować kontakty z mediami ? Kto powinien odpowiadać za kontakt z dziennikarzami, jaka jest rola rzecznika prasowego,  czy ograniczać grono osób upoważnionych do przekazywania informacji mediom, przygotowanie logistyczne i budowanie dobrych kontaktów?
a)   rozwiązania strukturalne 
rzecznik, PR manager, zespół prasowy)
b)   bazy danych  
niezbędne do sprawnego komunikowania się z mediami - telefony, faksy, adresy e-mail, nazwiska osób odpowiedzialnych w redakcjach etc)
c)   środki przekazu
(w jaki sposób przekazywać informacje redakcjom, czy wysłanie notatki poprzedzić telefonem, czy pytać dziennikarzy o wykorzystanie nadesłanych im materiałów)
d)   poznawanie redakcji
(w sytuacjach kryzysowych ważne są informacje kiedy gazeta zamyka numer, o której godzinie rozpoczyna się najważniejszy program informacyjny danej stacji, jak często prezentowane są serwisy. W "czasach pokoju"   warto wiedzieć jakie są cykliczne audycje w radiu i telewizji, stałe dodatki do gazet i kto jest za nie odpowiedzialny. Adresując informację do osoby zajmującej się daną tematyką mamy więcej szans na doprowadzenie do publikacji na pożądany temat)
e)   utrzymywanie stałego kontaktu

III. Kontakty z mediami w sytuacjach kryzysowych

1) Sytuacje kryzysowe 

• jakie wydarzenia mogą wywołać u dziennikarzy zainteresowanie

2) Zainteresowanie mediów

• jaka jest zależność pomiędzy nasileniem zdarzeń  a aktywnością dziennikarzy. Kiedy ich zainteresowanie jest największe, w którym momencie temat przestaje przykuwać uwagę.

3) Organizacja pracy

• kto powinien przygotowywać informacje dla mediów, w jakiej formie, czy służby kryzysowe mają aktywnie informować czy czekać na zainteresowanie dziennikarzy. Jakich danych dziennikarze potrzebują.  Z jaką częstotliwością powinny być aktualizowane. Gdzie powinno być usytuowane centrum prasowe. Czy ograniczać dostęp do informacji.

4) Monitoring mediów

• Śledzenie tego, co pojawia się na antenie i w prasie pozwala  na szybką reakcję w przypadku publikacji informacji nieprawdziwych lub szkodliwych. Jest też sprawdzianem własnych umiejętności medialnych.

a)   monitorowanie zdarzeń pod kątem przekazu medialnego

• dziennikarze mogą poprosić o komentarz lub wyjaśnienie przyczyn pewnych zdarzeń lub zjawisk

b)   wykorzystanie doświadczeń, ewentualne korekty
 

IV. Współpraca z mediami poza kryzysem

1) Dobry temat 

• zdobycie uwagi mediow, zainteresowanie ich produktem firmy lub jej przedsięwzięciami.

2) Kampanie medialne

• projekty różnych działań (np. konkurs szkolny, happening) promujących daną tematykę. Tego typu przedsięwzięciom towarzyszą albo konferencje prasowe albo szeroka kampania informacyjna, której efektem jest cykl publikacji. Często wykorzystywane przez PR element akcji edukacyjnych. Media są wtedy jednym z wielu elementów komunikacji.

 
V. Kilka praktycznych rad

1) Ćwiczenia z mikrofonem.

 
Trening jest prowadzony metodami edukacji interaktywnej, co oznacza, że bloki wymagające aktywnej pracy wszystkich uczestników, wykorzystania swego doświadczenia i potencjału dominują nad wykładem i służą nabyciu PRAKTYCZNYCH NAWYKÓW i wykształceniu konkretnych umiejętności pozwalających na efektywniejsze działanie. Prezentacje uczestników są nagrywane i omawiane ze wskazaniem momentów, które mogą zostać jeszcze udoskonalone.